”Vi är en liten organisation och det är en utmaning”

Handlar om pengar...

– Som nämnd måste vi fundera på om vi bygger en skola för 50 miljoner, lär våra elever sig bättre, blir det en bättre arbetsmiljö, vi måste studera utifrån knappa resurser. Investeringsprocessen ska vara behovsanalys, förstudie, projektering, genomförande och uppföljning. Alla nämnder har ett initiativ till budgetberedningen. Man bildar sig en uppfattning om hela projektens omfattning och tar vi en skola exempelvis så drar det med sig andra saker i området, gång- och cykelvägar för barnen, parkeringsplatser för personalen, med mera.Utemiljön är den med i budgeten? Allting som ska vara med ska vara med. Det kan vara nödvändigt att gå till kommunstyrelsens för att få en annan gestaltning då det funnits en bild med utemiljö. Så här kommer det att se ut när det blir färdigt.

– Behoven kommer från nämnderna, senast i februari – mars. Tekniska ska ordna en lokalgrupp och hitta bra lösningar för respektive nämnd. Vi ska försöka jobba med god framförhållning. Kommer förvaltningschefen in i budgetberedningen och kommunicerar i budgetberedningen och hur lokalbehovet ser ut för några år framöver. Man får en viss prioritering tillbaka utifrån det politiska perspektivet. Man kan inte göra allting samtidigt. Efter budgetberedningen har fått de här dragningar får kommundirektören göra en prioritering. I september återrapporterar kommundirektören alla uppdrag som man fick i april och maj tillsammans med den medarbetaren som hon känner att hon vill ha med sig i det här arbetet. Budgetberedningen får detta och nominerar det vidare det som är mest viktigast. Simhall, äldreboende, skola med mera. Vi lämnar behovet då när budgetberedningen tagit beslut. Senare berörs enbart nämnder i den nomineringsfasen, vi är fortfarande i år 1, på hösten. Och vi har ett uppdrag då i förvaltningen där vi ska söka helheten. Pengarna kanske inte räcker till allt, tre av fem går vidare exempelvis. Vad ska projektet omfattas av? Byggnad, utemiljö? Kringliggande delprojekt i omkringliggande kvarter, lekutrustning, vad har man tänkt sig? Är det här otydligt, vem är det som har rätt? Vi når inte 100%, men det måste vara tydligt för att undvika missförstånd. Om man ska ha som på Sörgårdsskolan, där man ska göra om lite i personalrummet på den befintliga skolan som exempelvis, kan det bli ett missförstånd om man inte är tydlig i underlagen. Vad finns i beställningen. För att få ihop det här har vi jobbat med kalkylstöd på de stora projekten. Nyttobeskrivningen ska egentligen nämnden ta ställning till. Vad är värdet av det här, förutom att vi har en kö exempelvis? Mycket av det här har redan beskrivits till nämnden.

– Vi har sagt att det är viktig att fånga helheten. Ingen annan ska behöva betala något. Utan det är viktigt att man har koll på hela finansieringen. Mejeriet har vi brutit isär, de som har jobbat med konsten är kultur- och fritid, då de är bäst på det, tekniska nämnden är bäst på utemiljön och så vidare. Gestaltningen är viktig, som också har kommit upp i den här utredningen. Vad får vi för våra skattepengar och vad får vi för effekt i den kommunala verksamheten?

Jörgen Hansson, ekonomichef, berättar att tekniska nämnden är ansvarig när det gäller lokaler. Dialoger med nyckelpersoner förs för att specificera underlaget. En kalkyl ett beräknas på allt-inklusive. Man pratar med en hållbarhetsstrateg vad de har för tankar, måluppfyllelse, hur bidrar den till fullmäktiges mål? Hur många miljoner kan vi lägga på om vi inte har någon måluppfyllelse.

– Projektbladet färdigställs och budgetberedningen sitter med det här ärendet år två, då kan man säga att då landar detta i en budgethandling och sedan går den via kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i juni år två. Det bästa är att samordna allt och inte forcera fram något snabbt. Jag skulle kunna prata länge om det här och vi har tydliggjort hur man diskuterar mellan nämnd, budgeteberedning, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

– Kommunfullmäktige beslutar om riktlinjer för ekonomistyrning, där tydliggörs signalsystemet och ansvar. Ett viktigt och mycket enkel utgångspunkt när det gäller om- och tillbyggnation är att vi aldrig får blanda en modell. När vi jobbar med investeringsprojekt ska investeringspengen fram och komplettera med driftspengar. Vi får problem ur redovisningssynpunkt och vi får problem med uppföljningen. Det är viktigt att vi håller isär påsarna. När förfrågningsunderlaget tas fram och som ska ta fram underlag, eller man kanske har konsult inne för att hjälpa till, de spelare som jobbar här måste ha koll på vad budgetpengen avser. Man måste läsa in sig i vad kalkylen är. Har man inte en övergång här, och kikar på anbuden, om budgeten felar lite så måste hierakin fundera på när man kan gå vidare och genomför upphandlingen, max 10% av budgeten, men vi måste återkoppla. Skulle vi göra om det här i kommunfullmäktige och begära mer pengar. Det finns även en möjlighet att kommunstyrelsens kan omarbeta med de medel de har möjlighet till. Är det så att  avvikelsen inte är godkänt få man komma till kommunfullmäktige med en ny tilläggsbudget.

– Det är viktigt att göra slutredovisningar och snarast möjligt. När beställningen görs på fältet tar det lång tid innan fakturan kommer, är attesterad och fångas in i projektet.

– Politikerna är ansvarig och vem gör vad, nämndernas ansvar är genomlyst. Vad är förvaltningschefens ansvar och vad är attestantens ansvar? Man ska ge rätt bild. Den informella styrningen och kulturen och den får vi hjälpas åt med att få rätt. Hur beter vi oss som intressenter och hur gör vi vid olika investeringar. Det här krävs också att man får tid i förvaltningen. Det klarar vi inte på en vecka, det ligger på förvaltningen att förklara det här för politikerna.

– Kommunstyrelsen har också ett delegerat ansvar från kommunfullmäktige för att starta projekt upp till 10 miljoner, undrar Allan Ragnarsson (M). Jörgen Hansson svarar att Allan har rätt och antalet miljoner ska minskas.

– När det gäller uppföljning och revidering. När jag går tillbaka när vi byggde i början av 70-talet, fick vi lyfta lånen i etapper, hur är det tänkt sig här, jag gillar inte uppföljningar utan att följa. Det måste finnas ett system. Vi saknar det här när man kan följa det som händer, undrar Lennart Karlsson (EMP).

– Det är en kontinuerlig uppföljning som ska göras och lämna information till politiken om det håller budget eller inte. Det har varit så förut men misslyckats, svarar Jörgen Hansson, ekonomichef.

Kvällens fråga till kommunfullmäktige är att från och med nästa år införas en ny modell för kompensation av internhyra för nyproducerade verksamhetslokaler och modellen innebär frågan om effektiviseringskrav prövas med utgångspunkt av kompensation av 90% av lokalhyran. Fortsättning följer…