Flera tusen timmar arbetas hemifrån

Kommunanställda jobbar i större utsträckning hemifrån och har inte kommit tillbaka till sin arbetsplats efter pandemin. Här diskuterar sakliga biträdet Revsul Dedic med kommundirektör Annika Hedvall

I slutet av förra året gjordes en granskning av revisorer från Deloitte gällande distansarbete eller att arbete hemifrån som det också kallas i folkmun. Inom kommunen benämns arbetet som ”tillfälligt arbete på tillfällig plats”, alltså att man jobbar hemifrån enkelt förklarat.

Deloittes sakliga biträde Revsul Dedic ställde sig i talarstolen under maj månads kommunfullmäktige och berättade om granskningen som gjorts:

– I min värld handlar det om valt arbete, man jobbar på kontorsplats eller hemma, det kan vara en typ av kombination. Varför var området viktigt att granska? Distansarbete ökade kraftigt under pandemin och är nu en ny norm i många verksamheter. Nu är det problem att få folk tillbaka till arbetsplatserna. Det är ganska ny grej och det finns inga riktiga forskningsarbeten kring detta men en del undersökningar har kommit fram. Många offentliga arbetsgivare saknar mål, styrning och uppföljning för arbetsformen. Stora variationer i tillämpning, ansvar och arbetsmiljöansvar. Distansarbete påverkar arbetsmiljö, rättvisa, kvalitet och tillgänglighet. En strategisk fråga och inte bara administrativ. 

– Personal i en kommun är den största resursen som finns, det kan inte bara tecknas som en administrativ resurs utan en politisk- och resursfråga. Revisorerna ska inte blanda sig i vilken form man jobbar i. Det som Göran (reds anm; Svensson, kommunens ordförande i revisionen) presenterade så ska varje nämnd bedriva verksamheten på ett säkert sätt. Där kommer revisorerna in och ska säkerställa att arbetsformen inte görs på ett säkert sätt, styrning, uppföljning och kontroll. Har kommunen och de ansvariga verkligen koll på vad som sker? Man kan tycka att det är några stycken, men det är flera tusen timmar som det jobbas hemifrån. Det här var nog en av anledningarna varför revisorer har valt att titta på detta, förklarar Revsul Dedic.

Distansarbete, eller att jobba hemifrån, medför risker och utmaningar som är försämrad social arbetsmiljö, minskad gemenskap och spontan dialog, svårigheter i ledarskap och uppföljning, otydligheter i privatliv och arbetsliv samt brister i it-säkerhet, sekretess och teknisk infrastruktur.

– Att revisorerna valde detta att granska beror på att kommunen inte har några riktlinjer att följa, det här är en tjänstemannaprodukt. Ni vet själva att nämnderna är den som ansvarar för arbetsmiljö och det handlar om social arbetsmiljö. Att folk väljer själva att jobba hemifrån men det är nämnden som har yttersta ansvaret. Det saknas så mycket fakta så vi har inte mycket att granska. Vi har valt att komplettera med enkäterna. Det ska man vara försiktig med men det finns alltid utrymme för feltolkning, att man svarar på ett visst sätt. Vi har frågat 221 medarbetare och chefer har fått in 91 svar, vilket ger 41 procent svarsfrekvens. Revisorerna måste luta sig mot referens som man ska stämma av mot, kommunallagen eller annan lagstiftning. 

Kritiska och väsentliga iakttagelser har varit…

– Riktlinjer och att det inte är politiskt förankrat. Vi bedömer att det är så en väsentlig fråga i en kommun gällande arbetsformen och det uppfattas väldigt olika. Vill man jobba hemma så ska man teckna ett avtal, då har man både skyldigheter och rättigheter. Slutsatsen är att avsaknad av politisk förankring försvårar en enhetlig tillämpning och ökar risken för rättviseproblem och bristande styrning.

– Otydliga riktlinjer. Det saknas tydliga mål och speciella instruktioner för områden som arbetsmiljöansvar, it-säkerhet och uppföljning vilket framkommit vid enkäterna och intervjuer. Det beror på vilken chef man har som påverkar om man har möjlighet eller inte att jobba hemifrån. Oftast är det administrativ roll och då handlar det om ojämlik tillgång till arbete på annan plats riskerar att skapa känslor kring exkludering och försämra medarbetarnas upplevelse av rättvisa. Bristande systematik i arbetsmiljöarbetet ökar risken för hälsoproblem och ojämlika förhållanden mellan medarbetare. Nämnderna är ansvariga och då ska politikerna i nämnderna vara säkra på att det här sköts på rätt sätt. När det gäller tekniska lösningar så är det mycket som är bra och det skyddar. Men vi ser också ansvarsfrågan, vem ansvarar för it-säkerheten? Det finns tekniska lösningar som säkerställer ganska bra. Man får inte ta med sig pärmar hem exempelvis och de riktlinjer finns inom Vaggeryds kommun.

– Den sista är att vi ser brister i uppföljning av produktivitet, kvalitet och tillgänglighet. Det saknas systematiska processer för att mäta arbetsformen. Man vet inte om det blivit bättre eller sämre men det finns ett tyckande.

– Vår samlade revisionerna bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna till viss del säkerhetställer att tillfälligt arbete på annan plats bedrivs på ett effektivt, ändamålsenlig och hållbart sätt. Dock brister det i politisk förankring, tydlighet i riktlinjer, strukturerad uppföljning och enhetlig tillämplighet vilket försvårar en långsiktig och rättssäker utveckling av arbetsformen.

– Vi rekommenderar kommunstyrelsen att utreda och ta ställning till överenskommelse att arbeta på annan plats, att stärka den politiska förankringen och att försöka se över uppföljning så att det innefattar den här arbetsformen.

– Det som vi vill skicka med alla nämnder är arbetsmiljö, det är en sak man måste titta igenom. Vi säger inte att arbetsmiljön brister men vi kan inte heller säga att den hålls heller. Man måste säkerställa enhetlig och rättvis tillämpning av riktlinjer. Man ska veta exakt varför.

– Vi är inte nöjda med svaret från kommunstyrelsen. Om ni inte tänker göra något så måste ni motivera varför. Naturligtvis varken kommunstyrelsen eller nämnder behöver inte svara på revisionens fråga men nästa år när de ska skriva berättelsen så utgår revisionen ut från nämnderna. Nämnderna har inte svarat, kanske ett missförstånd? Varje nämnd är en egen nämnd. Man kan inte svara gemensamt, så funkar det inte, avrundar Revsul Dedic inför våra folkvalda politiker i kommunfullmäktige.

Annelie Borgström (S) är förste politiker till talarstol:
– Viktigt. Uppfattar att många ”bara rullat på” med sina hemarbeten. Den här frågan är jättesvår. Svår för oss politiker när det gäller likabehandlingssprincip. Vad vi behöver ta till oss är ledarskapet. Det ska vi diskutera och då ska vi också fatta kloka beslut. I dag pratas det runtom. Man har sett nackdelar med hemarbete. Det är mycket rättvisefrågor och vi vet om att det har spridit sig. Man är hemma och slipper vabba. Det är en orättvisa som vi har svårt att förklara som politiker. Vi får återkomma helt enkelt.

Kenneth Åberg (S);
– Det här med distansarbete har kommit för att stanna. Det är en fråga om laganda och arbetskultur, många som arbetar på distans måste få konsekvenser hur arbetet fungerar idag.

Gert Jonsson (M);
– Allmän fråga till revisionen, tittar ni på övriga dokument gällande personalenkät. Vi har hög svarsfrekvens och många höga resultat. Borde inte detta synas i personalenkäten om man inte är nöjd?

Nadira Kilim (S);
– Det här är en fråga för framtiden. Det är arbetsmiljö och sociala biten är viktigt, rättvisa också. Det här med rekrytering är viktigt när man sitter och rekryterar så svarar man ja att det går att jobba hemifrån. Jag är nästan säker på att yngre människor vill ha denna arbetsformen. Om det här är en politisk fråga vet jag inte.

Revsul Dedic från Deloitte avrundar debatten med att;
– Som kommuninvånare har man betalat skatt. Man ska få ut det man betalar för.

Göran Svensson, ordförande för kommunrevisorerna

Göran Svensson, ordförande för kommunrevisorerna var också på plats under kommunfullmäktige där han berättar om revisorernas arbete:

– Den kommunala revisionen är ett demokratiskt kontrollinstrument som säkerställer att kommunens verksamhet bedrivs effektivt, rättssäkert och ansvarsfullt. Revisorerna prövar ansvarstagandet och bedömer om verksamheten styrs och sköts på ett ändamålsenligt sätt. Genom att granska och rapportera till fullmäktige bidrar revisionen till transparens och ansvarsutkrävande.

– Kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret och beslutar om ansvarsfrihet, anmärkningar eller avstyrkt ansvarsfrihet. Vi har ett särskilt uppdrag. Leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnder. Nämnderna ska se till att verksamheten bedrivs inom de mål som kommunfullmäktige beslutat. Nämnderna ska se till att den interna kontrollen fungerar. Vi gör ett antal uttalanden. Exempelvis i samband med årsbokslutet ska vi se till att alla har utfört sitt jobb på ett tillfredställande sätt, om interna kontrollen och räkenskaperna är tillräckliga.

– Vi har fyra alternativ att välja på vid vårt arbete; ingen kritik, revisionsberättelse med kritik, revisionsberättelse med anmärkning och när vi avstyrker ansvarsfrihet om det är allvarliga brister. Det är viktigt att vi som revisorer ska ha en oberoende ställning. Det innebär att vi inte har något egenintresse i något. När det gäller självgranskning så ska vi se till att vi inte har varit ansvariga för verksamheten, gjort partställning, har vänskapsrelationer, utsatta för skrämsel och hot samt påtryckningar bland annat. Oberoendet är viktigt för vår del. När det gäller självständighet så är vi inte någon nämnd. Vi är fem oberoende revisorer, vi ska hitta samarbetsformer hur vi ska komma överens. Var och en är självständig och utsedda av kommunfullmäktige.

– Vi ska ha rätt till uppgifter och upplysningar vi behöver för vårt arbete. Slutligen så är vi i revisionen en myndighet. Vi har vår budget och det är fullmäktiges presidie som bereder vår budget. Fullmäktige svarar för att revisionen har tillräckligt med resurser för att genomföra uppdraget enligt kommunallagen. Vi har 900 000 kronor om året och halva pengen går till de granskningar vi utför. Fullmäktige styr i övrigt inte inriktningen på revisionens granskning, berättar Göran Svensson.