Kommunens lokalförsörjningsplan granskad

Arkivbild

Under förra våren genomfördes en granskning av kommunens lokalförsörjningsplan. Granskningen genomfördes av en extern aktör på revisorernas begäran. Frågan som ställdes var ”Säkerställer kommunstyrelsen en ändamålsenlig och tillfredställande lokalförsörjning till kommunens förvaltningar?”

Svaret blev att de sker till en viss del, vilket kompletterades med ett antal iakttagelser som också ledde till ett antal rekommendationer till kommunen att beakta. Kommunens svar till revisorerna behandlas slutligt av kommunstyrelsen imorgon.

Några av iakttagelserna som gjordes var:

• Fastighetsenhetens organisation är inte helt ändamålsenligt och bör ses över.
•  Dialog,kommunikation och samverkan mellan fastighetsenheten och förvaltningarna brister.
• Kommunstyrelsen saknar övergripandeplan,strategier,mål och riktlinjer för lokalförsörjningen.
  
• Förteckning över alla fastigheter och lokaler avseende skick, hyreskostnader, ändamålsenlighet och så vidare saknas.
  

Revisionsbyrån lämnade följande rekommendationer:

• Se över fastighetenhetens organisering.
• Överväga möjligheten att bygga egen underhållsorganisation inom fastighetsenheten istället för att lägga underhåll på entreprenad.
• Fortsätta utveckla dialog, kommunikation och samverkan mellan förvaltningarna och fastighetsenheten.
• Skapa forum för förvaltningsövergripande lokalförsörjning.
• Ta fram en övergripande lokalförsörjningsplan inkl. tydlig policy och riktlinjer.
• Ta fram en strukturerad förteckning ( i digital form) av alla fastigheter och lokaler inklusive information om skick, kostnader, ändamålsenlighet, och så vidare.

Kommunens svar till revisorerna innehåller ett antal punkter som reaktion på rapporten:

• Fastighetsenheten kommer framöver organiseras under en ny teknisk nämnd där förhoppningen är att tydliggöra arbetet kring fastighetsunderhåll och ämnar att genomföra översyn av hur ansvarsfördelningen kan tydliggöras.
• Kommunen anlitar en extern aktör för skötsel av fastigheter och grönytor. Fastighetsenheten och förvaltningar upplever att servicen inte är i enlighet med förväntningarna. Rapporten visar på intressen från fastighetsenheten att upprätta en egen underhållsavdelning, som delvis kan inriktas mot akuta underhållsåtgärder. Ett politiskt ställningstagande behövs för att undersöka frågan vidare.
• Kommunen anser det ytterst viktigt att kommunikationen mellan interna enheter, såsom fastighetsenheten och förvaltningar, fungerar väl. Att verka för en fortsatt utvecklad dialog mellan de interna aktörerna bidrar till ökad tydlighet i ansvarsfördelning och större insikt i respektive aktörs behov och ansvar.
• Rapporten föreslår upprättande av förteckning över samtliga verksamhetslokaler. Kommunen ämnar att vidare undersöka huruvida användning av befintligt system eller upprättandet av ett nytt är ändamålsenligt.

Såväl rapporten som kommunens svar visar att det finns en del att göra angående lokalförsörjningen i kommunen. Det är tydligt att insatser behöver göras i en tid när kommunen har en omfattande investeringsplan gällande till exempel skolor och andra lokaler för kommunal verksamhet.