Byråkratin och kostnader

Rutinerna ser ut ungefär så här: En begäran kommer in via e-post. Den tas först om hand av en underordnad tjänsteperson som hanterar den inkommande e-posten och skickar begäran vidare till den verksamhet som berörs, vilket innefattar en eller flera underordnade tjänstepersoner som med hög sannolikhet skickar den vidare till ansvarig chef.

Dimension 1: Informationssäkerhet och GDPR

Men redan här har vi ytterligare en dimension att beakta.

När begäran kommer in ska informationen hanteras på ett säkert sätt. Begäran kan innehålla namn, e- postadress, telefonnummer eller andra personuppgifter. Då aktualiseras också frågor om informationssäkerhet och dataskydd, GDPR. Vilka personer behöver ha tillgång till uppgifterna? Hur skickas de vidare internt? Var sparas de? Hur länge finns de kvar? Vilka system används? Vem har behörighet till systemen? Och hur säkerställs att personuppgifter inte sprids till fler personer än vad som faktiskt behövs för handläggningen?

Och hur många personer kan då redan vara berörda i detta första skede? Den som tar emot e-posten, den som fördelar den vidare, berörd handläggare och ansvarig chef. Vid behov kan även registrator, informationssäkerhetsfunktion eller dataskyddsombud behöva involveras.

Vi kan alltså redan innan själva frågan om utlämnande har prövats ha flera personer och flera funktioner involverade bara för att säkerställa att informationen hanteras på rätt sätt.

Dimension 2: Anonymiteten

Och tänk då att personen uttryckligen vill vara anonym.

Här finns dessutom en ganska central utgångspunkt i offentlighetsprincipen. Kommunen får som huvudregel inte efterforska vem som begär ut en allmän handling eller varför personen vill ha den, annat än i den utsträckning som faktiskt behövs för att kunna pröva om det finns något hinder mot utlämnande.

Frågeställaren ska alltså inte behöva motivera sitt intresse eller försvara varför handlingen begärs ut.

Om själva begäran är oklar kan kommunen naturligtvis behöva fråga vilken handling eller vilka uppgifter som efterfrågas, men det är något annat än att ifrågasätta personen eller syftet bakom begäran.

Och även om kommunen ändå känner till identiteten finns anonymitetsskyddet kvar som en viktig utgångspunkt. Uppgiften om vem som har begärt ut handlingen bör inte utan sakliga skäl föras vidare till andra. Det väcker i sig en ganska intressant fråga när en begäran skickas runt mellan flera tjänstepersoner och chefer i organisationen: Vilka behöver faktiskt känna till vem som står bakom begäran?

Begäran har dessutom kommit in från en e-postadress. Kanske framgår personens namn direkt av adressen, kanske går personen att identifiera på annat sätt. Rätten att vara anonym innebär inte att den e-postadress som redan har lämnats plötsligt försvinner ur kommunens system.

Då uppstår genast nya frågor. Hur hanteras uppgiften om vem som skickat begäran? Vilka tjänstepersoner får del av den? Behöver alla som får begäran vidarebefordrad verkligen se e- postadressen? Hur säkerställs att identiteten inte sprids längre än vad handläggningen kräver?

Och själva e-postmeddelandet med begäran har dessutom kommit in till kommunen. Därmed uppstår även frågan om begäran i sig är en allmän handling och vad som händer om någon annan i sin tur begär att få ut den. Då ska även den begäran hanteras och uppgifterna i det första meddelandet bedömas utifrån reglerna om offentlighet och sekretess.Den anonyma invånaren har alltså redan innan den egentliga utlämnandeprövningen börjat lämnat efter sig ett elektroniskt spår som kommunen måste hantera.

Dimension 3: Själva prövningen och ett eventuellt avslag

Först därefter börjar den egentliga handläggningen utifrån offentlighetsprincipen, tryckfrihetsförordningen och offentlighets och sekretesslagen.

Kommunen ska bedöma om handlingen är allmän, om den är offentlig, om någon uppgift omfattas av sekretess och om hela eller delar av handlingen kan lämnas ut. Den ena bestämmelsen kan behöva prövas mot den andra.

Om kommunen då kommer fram till att handlingen, eller delar av den, inte ska lämnas ut uppstår nästa administrativa steg. Ett första besked från en tjänsteperson om att handlingen inte lämnas ut är inte slutpunkten. Den som begärt handlingen ska kunna begära att myndigheten prövar frågan och få ett skriftligt beslut som går att överklaga.

Och då har vår anonyma invånare ytterligare ett problem att förhålla sig till.

Kommunen ska lämna ett beslut. Beslutet ska nå den som begärt handlingen. Den personen kanske fortfarande vill vara anonym, men kommunen har e-postadressen. Om personen inte accepterar avslaget kan beslutet överklagas till kammarrätten. Då uppstår ytterligare handlingar, ytterligare kommunikation, ytterligare registrering och ytterligare en myndighet som ska hantera frågan.

Den ursprungliga begäran om en handling har då utvecklats till ett överklagbart ärende med beslut, överklagande och domstolsprövning.

Dimension 4: När ett avslag blir ett eget ärende

Och avslaget skapar förstås ytterligare administration även hos kommunen.

Det skriftliga beslutet blir i sig en allmän handling som kommunen måste ta hand om. Det ska registreras eller på annat sätt hållas ordnat enligt reglerna för allmänna handlingar och därefter hanteras enligt kommunens regler för arkivering och eventuell gallring.

Till beslutet kommer dessutom den ursprungliga begäran, kommunens tidigare svar och annan dokumentation som hör till handläggningen. Om beslutet överklagas tillkommer överklagandet, kommunens hantering av det och den fortsatta kommunikationen med domstolen.

Så ett nej innebär alltså inte att administrationen upphör. Tvärtom kan ett avslag innebära att en begäran som från början bestod av ett e-postmeddelande utvecklas till ett dokumenterat ärende med registrering, beslut, arkivering, överklagande och domstolsprövning.

Och vem hanterar då dessa moment? Någon ska upprätta beslutet, någon ska säkerställa att det fattas av rätt person eller instans, någon ska registrera eller hålla handlingarna ordnade, någon ska expediera beslutet och vid ett överklagande ska ytterligare handläggning ske.

Den kommunala "byråkratin" har alltså precis fått ytterligare några arbetsmoment.

Dimension 5: Vem får göra vad?

Men även frågan om vem som är behörig att göra vad har förstås sin egen process.

I handläggningen ingår bedömningen och tolkningen av vem som får göra vad, vem som har rätt roll, vad som är handläggning, vad som är beslut och vad som kan betraktas som verkställighet. Är det chefen, underordnad 1, underordnad 2 eller någon annan som har rätt att vidta nästa åtgärd?

I delegationsordningen regleras dessutom begreppet verkställighet och vilka åtgärder som betraktas som verkställighet. Det innebär att det i det enskilda fallet också behöver bedömas om en åtgärd är ett beslut som kräver beslutanderätt eller delegation, eller om den ryms inom verkställigheten.Och där delegation krävs har även den sin egen administrativa historia. Delegationsordningen tas fram av tjänstepersoner, bereds genom den kommunala organisationen, läggs fram för politisk behandling och antas genom politiskt beslut.

Även den ordning som avgör vem som får fatta vissa beslut har alltså först gått genom tjänstepersoners handläggning, politisk beredning, sammanträde, beslut, protokoll och därefter verkställighet.

Sedan ska delegationsordningen dessutom tolkas och tillämpas i det enskilda fallet.

Så redan innan någon hunnit skriva ut ett enda papper har vi alltså hunnit beröra mottagning av e-post, informationssäkerhet, GDPR, personuppgifter, anonymitet, efterforskningsförbud, allmän handling, offentlighet, sekretess, behörigheter, intern fördelning, delegation, ansvarsfördelning, handläggning, beslut, överklagande och verkställighet.

Dimension 6: Nu ska pappret faktiskt lämnas ut

Till detta får det inte glömmas att utlämningen sker i pappersform och att en avgift tas ut via Swish enligt det politiskt antagna dokumentet ”Avgift för kopior, utskrifter och avskrifter av allmänna handlingar med mera.”

Papperskopians närvaro har en process den också.

Verkställande behörig tjänsteperson lämnar vidare uppgiften till en underordnad att meddela att kopian kan hämtas utskriven mot betalning. Underordnad 1 skickar en beställning till en annan, underordnad 2 i hierarkin, om att skriva ut och lägga underlaget i ett kuvert i väntan på att någon hämtar det.

Där kan den som från början ville vara anonym ändå riskera att få sin identitet röjd vid själva hämtningen.

Till denna rutin hör också det politiskt antagna dokumentet ”Avgift för kopior, utskrifter och avskrifter av allmänna handlingar med mera.”, som i sin tur har innefattat att minst en handläggare tagit fram underlaget för politiskt antagande. Det har i sin tur, förutom handläggaren, involverat nämndsekreteraren som säkerställer att handlingarna kommer till kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen. Det innefattade två sammanträden.

Och där kommer den anonyma icke anonyma invånaren och hämtar pappersunderlaget från underordnad 2 eller, i vissa fall, underordnad 3.

Dimension 7: Betalningen

Men det stannar inte här.

Betalningen sker via Swish. Den ekonomiska rutinen innefattar i sin tur minst två personer. Betalningen ska verifieras, bokföras och hanteras i ekonomisystemet av ekonomienheten, och underlaget ska därefter attesteras av ansvarig tjänsteperson.

Swishbetalningen lämnar i sin tur ännu ett elektroniskt spår. Betalningen registreras och hanteras av kommunen och kan därmed själv komma att ingå i en allmän handling. Där finns dessutom uppgifter som kan identifiera den person som från början kanske uttryckligen ville använda sin grundlagsskyddade rätt att vara anonym när hen begärde ut handlingarna.

Så då får vi lägga till ytterligare ett varv i processen: Vem får tillgång till Swishuppgifterna? Hur hanteras identiteten på den som begärt ut handlingen? Vad händer om någon annan i sin tur begär ut kommunens Swishtransaktioner?

Och vad händer om det redan finns en konflikt mellan invånaren och någon av de tjänstepersoner som nu genom e-posten, handläggningen eller betalningen får kännedom om vem som står bakom begäran? Hur säkerställs då saklighet, opartiskhet och en neutral handläggning?

Den anonyma icke anonyma invånaren börjar vid det här laget bli allt mindre anonym.Dimension 8: Bokföring, intern kontroll och revision

Bokföringen omfattas dessutom av intern kontroll och hanteras vidare i samband med bokslut och årsredovisning.

Bokslut och årsredovisning tas fram och bereds i den kommunala processen, bland annat genom kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen innan årsredovisningen går vidare till kommunfullmäktige.

Och för att inte glömma revisionen: De förtroendevalda revisorerna, med stöd av sakkunniga och certifierade revisorer, ska granska räkenskaperna, den interna kontrollen och om verksamheten bedrivits på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt.

Därefter kommer revisionsberättelsen och frågan om ansvarsfrihet till kommunfullmäktige, som beslutar om ansvarsfrihet för styrelse och nämnder.

Detta i sin tur innefattar arbetsmöten, sammanträden, politikerarvoden och ytterligare administration kring beredning, protokoll, ekonomiska underlag, revision och beslut.

Och så själva grunden för "byråkratin"

Och här kommer kanske själva grunden till det som så lätt sammanfattas med ordet "byråkrati".

Kommunallagen reglerar bland annat att ärenden som ska avgöras av kommunfullmäktige ska beredas, att nämnderna ansvarar för beredning och verkställighet och att de ska se till att verksamheten följer lagar, beslutade mål och riktlinjer samt har en tillräcklig intern kontroll.

Förvaltningslagen säger samtidigt att myndigheten ska vara saklig och opartisk och att ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.

Kommunallagen (2017:725), särskilt 5 kap. 26 § samt 6 kap. 4 och 6 §§: https://lagen.nu/2017:725

Förvaltningslagen (2017:900), särskilt 5 och 9 §§: https://lagen.nu/2017:900

Det som kallas administration och byråkrati är alltså samtidigt det system som ska säkerställa vem som får göra vad, på vilken grund det görs, hur det kontrolleras, hur den enskilde behandlas och vem som till slut ansvarar för det.

Allt började alltså med att en invånare ville ha ut en offentlig handling på papper.

Är det denna byråkrati/administration som kommunens politiker pratar om?

Och kom inte och säg att jag raljerar här.

Det här är den verklighet som följer av lagstiftning och politiskt beslutade styrdokument, och de processer som behöver finnas för att dessa krav ska kunna hanteras i praktiken. Det finns fler processer och steg, men i huvudsak är det denna ordning kommunen har att förhålla sig till vid utlämnande av allmän handling.

Medborgare i Sverige och invånare i Vaggeryds kommun
Beata Vilkhed